世の中には様々なITシステムやクラウドサービスが溢れています。
売上管理、仕入、経費精算、給与計算、勤怠管理といった「どの会社でも共通して行う業務」に関しては、優れた市販のアプリケーションが多数存在し、汎用化が進んでいます。
しかし、会社の競争力の源泉である「生産データ」「技術データ」「営業報告」など、事業ごとに形態が異なる多様なデータはどうでしょうか？
市販のソフトウェアは「できるだけ多くの会社に合うように（最大公約数で）」作られているため、こうした「会社独自の業務」には適合しないことがほとんどです。その結果、行き場を失った大切なデータが、Microsoft Excelなどに手入力され、個人のパソコンの中に属人的に蓄積されている……というのが、多くの中小企業のリアルな実情ではないでしょうか。
なぜ「独自の業務」をシステム化すべきなのか？
汎用化が困難な独自の業務こそ、システム化による恩恵が非常に大きくなります。
業務の標準化が促進され、過去の知見が会社全体の資産として共有されることで、人材育成にも大きく貢献するからです。
具体的には、以下のような絶大なメリットがあります。
- 生産データの活用：過去の生産履歴と現在のデータを瞬時に比較することで、異常の早期発見や、経年による傾向を的確に把握できます。
- 技術データの共有：過去の検討経緯や失敗例をシステムから参照することで、無駄な検証の重複を防ぎ、より高度な開発へとステップアップできます。
- 営業報告の蓄積：顧客との折衝状況をチームで共有し、リアルタイムで的確な助言やフォローアップを提供することが可能になります。
もちろん、「ベテランの記憶」や「紙の書類（ファイル）」によって、これまでも同様のことは行われてきたかもしれません。しかし、システム化によって電子的に繋がった情報の「検索性」と「量」は、紙や記憶とは次元が異なります。
一見すると電子化に向かないと思われるアナログな内容であっても、近年は記憶容量のコストも劇的に低下しています。写真や関連資料をデータとして紐づけることで、膨大な情報を網羅的に管理することが今の時代は可能です。
システム化に立ちはだかる「3つの壁（ステップ）」
しかし、独自業務のシステム化は、パッケージソフトを買ってきて終わりではありません。具体的には、以下の3つの段階（ステップ）を踏む必要があります。
1. データ収集の壁
これまで「記録せずに済ませていた（あるいは頭の中にあった）」ものを、あえて記録していく作業には、現場から人的な抵抗が生じる可能性があります。また、生産データなどにおいては、記録するためのセンサーや装置がそもそもない場合、別途用意する仕組みづくりから始める必要があります。
2. 業務運用の整理（ムダの顕在化）
複数の人員で業務を分担している場合、システム化に向けて業務フローを可視化すると、必ずと言っていいほど「重複した無駄な業務」が浮き彫りになります。この痛みを伴う整理作業から逃げることはできません。
3. 専用システムの構築
市販のソフトウェアでは適合しないため、自社の業務フローに合わせた専用のシステムを構築する必要があります。ここで多機能すぎる高額なシステムを作ってしまうと、現場が使いこなせずに失敗する原因となります。
システム導入の「費用対効果」を見極める
独自の業務をシステム化するには、時間も労力もかかります。
データ入力の手間や、運用フローの変更による一時的な負担増といった「コスト（デメリット）」。
そして、業務の圧倒的な効率化、人員不足への対策、人材育成のスピードアップ、可視化による経営判断の精度向上といった「メリット」。
これらを冷静に比較検討し、システム導入の是非を判断する必要があります。
「うちのこの業務、システム化する価値はあるのだろうか？」
「Excelが限界を迎えているが、何から手をつければいいか分からない」
もしそのようにお悩みでしたら、まずは現状のExcelファイルや業務の流れをそのまま見せてください。
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