EXCELの限界については代替するソフトメーカーの記事をみるとEXCELのデメリットとして要約されています。
EXCELのデメリット
① 保存データ量の限界
② 編集・更新の非効率性
③ 複数人管理におけるExcelファイルの保護が困難
④ 容量が増えると、処理スピードが遅くなる
⑤ 属人化しやすく、メンテナンスが困難
⑥ 他のツールとの連携が困難
内容は重複しますが他社のリストでは
① 大容量のデータ処理
② 複数人による同時編集
③ 更新のリアルタイム反映
④ 複数データの統合
⑤ バージョンの管理
⑥ アクセス権限管理
⑦ 印刷前提のレイアウト
・共有EXCELファイルの更新頻度が高く、複数人に更新権限がある場合
・ファイルサイズが大きくなったことで呼出、参照、保存に時間がかかってきた場合
などに何らかの対策を講じる必要がでてきたと判断できます。
新しくシステム構築の予算があり、EXCEL VBAなど社内でシステム構築が困難である場合にはEXCELの代替するソフトメーカーの推奨するソフトへ移行することが良い方法です。
一方、EXCEL VBAを習得してシステム構築できれば、外部に出る費用は抑えることが出来ます。
データファイルを分ける
EXCEL VBAでシステム構築する場合、データファイルを分けるなど、工夫することでEXCELの限界は先に延ばすことが出来ます。
データファイルを分ける方法も
別なワークシートに作成
別なワークブックに作成
ACCESに作成
SQLサーバーに作成
することでさらに限界を広げることが出来ます。
属人性の問題
EXCEL VBAなど社内でシステム構築できると、当該業務に関して統一したルールのもと運営され属人化の問題も解消されます。
しかし、システム管理の面では属人化された状態となり、開発当事者がいなくなると大きな問題です。
この問題に対しては、EXCEL VBA開発、メンテナンスで検索すると、たくさんの会社や個人が表示されます。EXCEL VBAであれば対応できるところは少なくありません。
一定期間システムが停止した場合の対処を準備できるのであれば、社内で開発するか社外に委託するかは自由に選択してよいと思います。
新しいシステム構築に対して、社外に委託した場合の初期導入費用、年間保守料と社内で開発した場合の人件費、将来性など総合的に判断して決めることになります。
同時に複数人の編集・更新
共有フォルダーにある一つのファイルを編集しているとき、他の人はそのファイルを編集することはできません。
対策として操作ファイルとデータファイルを分ける方法があります。
操作ファイルは各人の端末に、それぞれに別ファイルとして存在し、必要に応じで共有のデータファイルの参照、書き込みを行います。
共有のデータファイルの参照、書き込みのときだけ、ひとりが共有のデータファイルを占有し、読み取りや書き込み操作が終了した時点で共有のデータファイルを占有から解放します。
占有時間を短時間にすることで複数人での使用問題を低減させます。
容量が増えると、処理スピードが遅くなる
操作ファイルとデータファイルを分けると、容量が増えていくのはデータファイルということになります。
仕入れや販売など期日が基軸となるデータファイルは、期間でデータファイルを分けることで問題は解消されます。
知識知見などデータ蓄積型の場合は、動作に重さを感じ始めたらデータファイルをACCESSやほかのデータベースファイル(SQL Server , MySQL , SQLiteなど)へ移行しましょう。
今回参考にさせていただいた記事
更に詳しい事例が紹介されています。
また導入費用なども参考にしてください