企業が新しいシステムを導入するタイミングはいつでしょうか？
システム導入の機会にはいくつかあるかと思います。退社などによる人手不足、事業の拡大による業務の増加、法改正に伴う業務内容の変更などのわかりやすい機会があると思います。
しかし、本当に恐ろしいのは「目に見えないサイン」を見落とした時です。
1. 手遅れになる前に気づくべき「隠れたSOS」
一方、属人化した業務、スーパー社員の存在で廻っている業務、転記ミスなどによる小さなトラブル、情報の活用や共有、業務の標準化、新人教育、業務効率化によるシステムの導入は機会を判断しにくいものもあります。
- 業務担当者が抱え込んでいるうちは気づかず、担当者からのSOSの、業務の連携に支障がでてから気づくこともあると思います。
- 影響が表に出始めると会社全体のボトルネックとなりかねません。
- 緊急性が高く、急いで対処しなければなりません。
2. 「スーパー社員」という名のブラックボックス
事業の拡大による業務の増加、法改正など計画的に対処が可能なものもあれば、急な欠員などは予想が付きません。
「あの人に任せておけば大丈夫」という状態は、裏を返せば「あの人がいなくなったら業務が完全に停止する」という極めてハイリスクな状態です。
だからこそ、属人化した業務、スーパー社員の存在で廻っている業務については業務の標準化、見える化を進める必要があります。
長年そのやり方で回してきた現場からは、抵抗はあることが予想されますがブラックボックスを無くしていく方向へ準備する必要があります。
その結果として、情報の活用や共有、業務の標準化が実現して、それを利用して新人教育、業務効率化、ミスの低減につながります。
3. きっかけが無くても、今日から始める「記録」の習慣
欠員や法改正などと違ってはっきりしたきっかけがない場合には、早めに少しずつでも確実に業務整理や記録に残すことをすすめましょう。
会社には、今日発生する情報もあります。記憶、紙媒体だけに記録するのは限界があります。
顧客情報、営業情報、技術情報、障害情報を将来活用できる状態にしておくことを始めましょう。
御社の業務、特定の「誰か」に依存していませんか？
突然のSOSが出てからでは、システム化も間に合いません。
属人化した業務をひも解き、「誰でも回せる仕組み」へと整理する伴走支援を行っています。
現状の業務フローの無料診断も承っておりますので、手遅れになる前にぜひご相談ください。