カテゴリー: システムコラム

企業が新しいシステムを導入するタイミングはいつでしょうか？
システム導入の機会にはいくつかあるかと思います。退社などによる人手不足、事業の拡大による業務の増加、法改正に伴う業務内容の変更などのわかりやすい機会があると思います。
しかし、本当に恐ろしいのは「目に見えないサイン」を見落とした時です。

1. 手遅れになる前に気づくべき「隠れたSOS」

一方、属人化した業務、スーパー社員の存在で廻っている業務、転記ミスなどによる小さなトラブル、情報の活用や共有、業務の標準化、新人教育、業務効率化によるシステムの導入は機会を判断しにくいものもあります。

2. 「スーパー社員」という名のブラックボックス

事業の拡大による業務の増加、法改正など計画的に対処が可能なものもあれば、急な欠員などは予想が付きません。
「あの人に任せておけば大丈夫」という状態は、裏を返せば「あの人がいなくなったら業務が完全に停止する」という極めてハイリスクな状態です。

だからこそ、属人化した業務、スーパー社員の存在で廻っている業務については業務の標準化、見える化を進める必要があります。
長年そのやり方で回してきた現場からは、抵抗はあることが予想されますがブラックボックスを無くしていく方向へ準備する必要があります。
その結果として、情報の活用や共有、業務の標準化が実現して、それを利用して新人教育、業務効率化、ミスの低減につながります。

3. きっかけが無くても、今日から始める「記録」の習慣

欠員や法改正などと違ってはっきりしたきっかけがない場合には、早めに少しずつでも確実に業務整理や記録に残すことをすすめましょう。
会社には、今日発生する情報もあります。記憶、紙媒体だけに記録するのは限界があります。

「高額なシステムを入れたのに、現場の手間が減っていない気がする……」
これは、多くの経営者様や現場のリーダーが直面する切実な悩みです。
結論から言えば、業務整理を伴わないシステム化では、生産性は絶対に上がりません。
今回は、システムを導入する前に立ちはだかる「データ」と「人」の壁について解説します。

1. ゴミを入れても、ゴミしか出ない「データの壁」

はじめて業務アプリを導入する場合、これまでの業務内容を整理して、新たにシステムに合ったデータを登録していく必要があります。
なぜなら、Excelやノートに「自由に記録された過去のデータ」はルールがなく、システム上で扱うと必ずエラーを起こすからです。

その場限りの目視チェックであれば誤魔化せますが、データが増え、システムで効率的に管理しようとした瞬間にシステムは停止します。
システム導入の有無にかかわらず、できるだけ早いうちに「データの整理整頓（クレンジング）」を習慣づけることが不可欠です。
項目を設定し、必須項目を確定させ、例外が起きた時の避難方法（ルール）を決める。これだけで、将来システムを入れた時の「財産」に変わります。

2. 効率化を拒む「人の心理」の壁

データの整理以上に厄介なのが、業務の属人化と現場の心理です。
代々引き継がれている業務は、担当する人によってやり方が変化し、同じ業務でも複数の様式が混在する「魔改造」が行われがちです。
そして、システム化で業務が半分の時間で終わるようになった時、意外な問題が発生します。

複雑で手間のかかる処理を、自分なりのやり方で何とか回してきた担当者は、そこに「自分の存在意義」を見出している場合があります。
システムによって仕事が奪われるような精神的負担を感じ、強い抵抗感を示すことは決して珍しくありません。
システム化の担当者と実務担当者が違う場合、この「現場のリアルな感情と業務実態」を深く把握する必要があります。

3. 終わりのない「伴走」だけがシステムを定着させる

こうした壁がある以上、新しいシステムを「一度指示して終わり」で導入できることは絶対にありません。
必要なのは、強いリーダーシップと、現場との信頼関係です。

• 慣れない作業に寄り添い、共に手を動かすこと。
• 現場の不満から改修点を洗い出し、できる範囲でシステムをカスタマイズしていくこと。
• これを「軌道に乗るまで何度でも繰り返す」こと。

そして最後に、「生産性が向上したのちの状態（ゴール）」を思い描いて共有しておくことが重要です。
単純な数値化が難しい業務だからこそ、システムという「箱」を入れる前の、泥臭い業務整理と伴走が成否を分けるのです。

多くの個人事業主様が、最初はExcelや手書きのノートで帳簿を付け始めます。
「売上帳」「仕入帳」「在庫表」……。
それぞれが独立しているうちは良いのですが、商売が軌道に乗るにつれ、ある問題に直面します。

「売上帳には書いたけど、在庫表から引くのを忘れていた」
「仕入れたはずの商品が、棚卸し計算に含まれていない」

これらは「転記ミス」と呼ばれるヒューマンエラーです。
nsra-keiri のような統合システムを導入する最大のメリットは、この「データ連携（リンケージ）」にあります。
今回は、システム内部で数字がどう繋がり、あなたの業務を楽にしているのかを解説します。

1. Excel管理の限界は「繋がり」がないこと

Excelは素晴らしい道具ですが、それぞれのシートは基本的に「独立」しています。
売上シートに「りんごが1個売れた」と入力しても、在庫シートのりんごは勝手に減ってくれません。
自分で在庫シートを開き、数字を書き換える必要があります。

この「人間が間に入って数字を橋渡しする作業」こそが、忙しい時の入力忘れや、計算ミスの温床となります。
そして月末、合わない数字を前にして「どこで間違えたんだろう……」と途方に暮れることになるのです。

2. システムなら「1回の入力」ですべて終わる

一方、nsra-keiri のようなリレーショナル・データベース（RDB）で構築されたシステムは、すべてのデータが裏側で繋がっています。
あなたがやるべきことは、たった一つ。「事実（売上や仕入）を入力すること」だけです。

これら3つの処理が、保存ボタンを押した0.1秒後にはすべて完了しています。
「在庫を引くのを忘れた」というミスは、システムを使う限り物理的に起こり得ません。

3. すべての中心「商品マスタ」

この魔法のような連携を実現しているのが、システムの心臓部である「商品マスタ」です。

あらかじめ「商品Xは、仕入値1000円、売値1,500円」とマスタに定義しておくことで、
売上画面でも仕入画面でも、商品名を選ぶだけでシステムが「ああ、あの商品のことね」と理解し、関連するすべての数字を自動で計算します。

数字が合うのは「当たり前」

「帳簿の数字が合わない」というストレスは、経営者の時間を最も無駄にする要素の一つです。
nsra-keiri は、売上・仕入・在庫を強固に連携させることで、「いつでも、必ず、数字が合っている状態」をキープします。

電卓と消しゴムを置いて、そろそろ「数字合わせ」の作業から解放されませんか。