業務の専門的な知識はあるけれど、システム化の具体的なイメージがもてない。
EXCELは使っているけれど、もっとデータの活用がしたい。
VBAを興味はあるけれど次のステップへ移行できていない。
他に主たるシステムは存在しているけれど、手元にあるデータの活用もしていきたい。
また、業務パッケージを導入検討している方などを対象に記事を作成していきます。
業務用パッケージソフトの気になるところ
業務をシステム化したい場合に、業務用パッケージソフトは便利なツールです。
自作するのに比べて導入が簡単で、実績のある業務用パッケージソフトでは安心感もあります。
しかし、導入費用や定期費用、更新費用などが発生します。
パッケージからカスタマイズしていくときも費用がかかります。
また、連携するシステムが広がって費用が増えていく傾向にあります。
自作にTRY
この記事をご覧の皆さんは、システムの改善に興味があると思います。時間を作って、業務システムの自作にトライしてみましょう。
例えば
- EXCEL VBAで仕入を管理する。
- EXCEL VBAで入出金管理をする。
- EXCEL VBAで販売を管理する。
- EXCEL VBAで仕訳伝票から損益計算書まで作成する。
- EXCEL VBAで業務記録を管理する。
- EXCEL VBAで生産をを管理する。
- EXCEL VBAで給与計算システムを作成する。 など
この記事では時間を要しますが上記のシステムをEXCEL VBAで作成していきます。
本記事用にゼロから作成していきますので気長にお付き合いください。
なぜEXCEL VBAなのか
EXCELぐらい普及率が高い業務用アプリケーションはないでしょう。何より使い手がシステムを身近に感じられ、得られたデータの活用もしやすいと思います。
プログラミングの基礎を身近なEXCELを使用して身につけることが出来ます。
入力フォームの柔軟性、出力帳票の柔軟性、別EXCELへの展開などがEXCEL VBAを使用したシステムの優れているところです。
昔と比べPC性能もよくなり処理速度も向上し大きなデータも扱えるようになってきました。
データ容量、使用人数が増えてくればデータテーブルをACCESS、SQLサーバーへとステップアップが容易です。
EXCELの限界と対応
ネット上ではEXCELの限界を理由に、新たなシステム導入に誘う記事が多く見られます。比較されるEXCELの弱点と対応は
・データ数の限界
Excelの1シートの行数は、1,048,576行(Excel2003までは65,536行)であり、保存できるデータ量に限りがあります。対策として
＞EXCELファイルを定期的に区切って別なファイルにする。
＞操作するEXCELファイルとデータ保管のEXCELファイルを分ける。
＞データ保管のファイルだけをEXCELからACCESS,SQL-Serverに移行していく。
・処理スピード
EXCELのセルは機能が豊富で、データシートとして利用する場合に容量負荷が大きい。
＞対策は上記内容と同じです。
＞データテーブルを必要に応じてACCESSやSQLサーバーなどに移行しましょう。
EXCEL の限界で補足説明しています。
・有償
無償のGoogle スプレッドシートと比較した場合EXCELは費用がかかります。
＞会社のPCに既にEXCELがあるひとは、自費が発生することはないでしょう。
ただし、Google スプレッドシートでシステム構築するためにはGAS（Google Apps Script）などの知識が必要となります。
自作へのSTEP
事前準備
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- はじめは自分のためだけのシステムを作成する。
- 効率化できるところを考える。
- どのような出力（抽出データ、分析、集計、帳票形式）とするかイメージをする。
- そのために必要な入力データを明確にする。
はじめは自分のためにシステムを作成し、効果が確認出来たら、価値を共有できる人に説明して試してもらいましょう。
意見をくれる仲間からアドバイスをもらいながらすすめていくことが、自身の成長につながります。
第三者に提供するシステムは事前の協議が大切です。効率化できた成果を共有することが次のステップにつながります。
効率化は誰のため
余談ですが・・・効率化は必要でしょうか？
ちょうどいい仕事量で一日が構成されているとすれば、必要ないかもしれません。
仕事量、人、立場、それぞれの状況を考える必要があります。
実践システムの骨格
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- データテーブル
- マスタテーブル
- 入力フォーム
- 出力形式（帳票、分析、集計）
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実業務をどのようにしてシステム化するか、事前準備はとても大切です。事前準備（設計）、コーディング（プログラミング）、バグチェック（エラー修正作業）がシステム化のための３大要素となります。
EXCEL VBAで実践システムの環境整備
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