今月システム会社に支払った「維持費（ライセンス料・保守料）」の正確な金額を、即座に答えられますか？
「経理に任せているから分からない」「毎月自動引き落としだから気にしていない」という小規模事業者様は、要注意です。実は今、気付かないうちに「自社の身の丈に合わない高額なシステム」に毎月無駄なコストを払い続けていることがあります。
会社の成長に合わせてシステムを導入したものの、現状の業務フローとシステムの規模がズレてしまっている状態を「オーバースペック（過剰性能）」と呼びます。本記事では、現在のシステムを見直し、コストを劇的に下げる「ITのダウンサイジング（最適化）」を判断するための3つのチェックポイントを解説します。まずは一度、引き落とし明細をお手元にご用意の上、読み進めてみてください。
判断ポイント①：その機能、本当に「全部」使っていますか？
大手システム会社のパッケージソフトや高額なクラウドサービス（ERPなど）には、ありとあらゆる機能が詰め込まれています。しかし、実際の現場を覗いてみるとどうでしょうか。
- 🚨 こんな症状は危険信号！
- ・ 画面にボタンが何十個もあるが、日常的に押すのは「3つ」だけ。
- ・ システムから「CSVデータ」を出力し、結局Excelで手作業で加工している。
- ・ 使っていない機能のアップデート費用まで、保守料として請求されている。
もし上記に当てはまるなら、それは「近所のスーパーに買い物に行くだけなのに、大型バスを維持している」ような状態です。自社の業務に必要な機能だけに絞った小回りの利くシステム（Excel、Access、独自Webシステム等）へダウンサイジングすることで、無駄なランニングコストをゼロに近づけることが可能です。
判断ポイント②：「ユーザー数（アカウント数）」の課金地獄に陥っていないか
最近主流のクラウドシステム（SaaS）の多くは、「1ユーザーあたり月額〇〇円」という料金体系をとっています。導入時は数人で安くスタートしても、従業員が増えたり、利用する部署が拡大したりすると、毎月の支払いが恐ろしい金額に跳ね上がります。
退職者のアカウントを消し忘れて「幽霊ユーザー」に課金し続けているケースも珍しくありません。また、「月に1回、会議の時にデータを見るだけの社員」にもフル機能のライセンス料を払っていませんか？
自社専用のシステム（Python等で構築するWebシステムなど）を独自に開発すれば、「何人使っても維持費は定額（サーバー代のみ）」という圧倒的なコストパフォーマンスを実現できます。
判断ポイント③：現場の「やりたいこと」とシステムが合っているか
高額なシステムを入れたにも関わらず、現場の担当者が「このシステムはうちの製造工程に合わない」「経理の独自の処理が入力できない」と不満を漏らしていませんか？
パッケージシステムに人間の業務を無理やり合わせようとすると、結果的に「システムへの入力」と「手書きノートでの管理」の二重手間が発生します。これではIT化の本来の目的である「業務効率化」から完全に逆行しています。現場の実務に100%フィットする「ちょうどいいシステム」へ切り替えるタイミングです。
一度、自社の「ITコスト」を健康診断してみませんか？
私たちBreath0303は、地元・越谷市周辺の小規模事業者様向けに、無駄を削ぎ落とした「システムのダウンサイジング」をご提案しています。製造現場や経理・管理部門での豊富な実務経験を持つエンジニアが、御社の業務フローを丁寧に紐解きます。
- ✓ 「今の請求書」を見せていただくだけでOKです。
- ✓ 「ExcelやAccessへの移行」「月額定額の独自システム構築」など、最適な選択肢をご提示します。
- ✓ 無理な営業や、不要なシステムの押し売りは一切いたしません。
「今のシステム費用、もしかして高すぎるかも？」と少しでも感じた方は、コスト削減の第一歩として、ぜひお気軽に無料相談をご利用ください。
※越谷市内・近隣エリアは直接ご訪問してのヒアリングも可能です。